Evenementenvergunning

Een evenement is een activiteit die voor publiek toegankelijk is. Voor het organiseren van een evenement hebt u meestal een vergunning nodig. Het maakt niet uit of het evenement in de open lucht is of binnen en wel of niet op eigen terrein.

De gemeente Lelystad heeft per 1 januari 2006 een samenwerkingsovereenkomst met ECL gesloten, waarbij is afgesproken dat ECL, in samenspraak met u, zorg draagt voor een volledige vergunningaanvraag richting de gemeente.

Gebruik van Stroom

Gaat u gebruik maken van een stroomvoorziening van de gemeente dan worden hiervoor kosten in rekening gebracht:

  • Per evenement voor het openen en sluiten van de stroomkasten €25.00 of €25.00 sleutelgeld. (voor alle kasten samen).
  • Per aansluiting (stekker) €11.20.
  • Dit geld tot een verbruik tot 4000 watt, gaat u meer gebruiken dan 4000 wat dan wordt er per extra 100 watt € 5.60 in rekening gebracht.

Eventuele kosten worden rechtstreek bij de vergunninghouder in rekening gebracht door de Gemeente Lelystad.

Overige vergunningen of ontheffingen

Afhankelijk van de activiteiten kunnen er naast de evenementenvergunning overige vergunningen of ontheffing nodig zijn. Ook hiervoor worden kosten berekend die in de legesverordening terug te vinden zijn. De meest voorkomende daarvan zijn:

  • Een ontheffing voor het verstrekken van zwak-alcoholhoudende drank tijdens het evenement op grond van artikel 35 van de Drank- en Horecawet;
  • Een RVV ontheffing (Reglement Verkeersregels en Verkeerstekens) van bepaalde verkeersregels zoals bijvoorbeeld het rijden met een voertuig in voetgangersgebied voor de opbouw van een evenement.

Gebruik van water

Indien u gebruik maakt van watervoorzieningen dient u vooraf een contract af te sluiten met het waterbedrijf Vitens. U kunt contact opnemen met de afdeling klantenservice, bereikbaar via telefoonnummer 0900 0650 op werkdagen van 08:00 uur tot 17:00 uur. Een kopie van het contract dient u naar de gemeente te sturen ter attentie van de heer P. Mekers van het team Stadstoezicht. Een afschrift van deze vergunning zal aan Vitens worden toegezonden.

Op de terreinen de Meent en Stationsbalkon Noord kunt u gebruik maken van de reeds bestaande voorzieningen, voor het openen en sluiten kunt u contact opnemen met de marktmeester.

Wanneer moet u het aanvraagformulier indienen?

Als u een vergunning wilt aanvragen, vult u het betreffende online aanvraagformulier in. De uiterlijke datum waarop de aanvraag door ECL bij de gemeente aangeleverd moet zijn is voor een klein evenement uiterlijk 8 weken voor aanvang van het evenement. Voor middelgroot en grootschalige, risicovolle evenementen geldt een termijn van 16 weken. Twijfelt u over de uiterlijke datum waarop de aanvraag binnen moet zijn kunt u hiervoor terecht bij ECL.

Bijlagen bij het aanvraagformulier:

Voordat ECL uw aanvraag bij de gemeente kan indienen, zijn mogelijk aanvullende stukken nodig.

  • Indien u een vergunning aanvraagt namens een bedrijf, stichting, vereniging of organisatie dient u een kopie inschrijving KVK (niet ouder dan 3 maanden) mee te sturen.
  • Bij iedere aanvraag dient u een locatietekening mee te sturen met daarop ingetekend waar wat komt te staan. Deze tekening moet voldoen aan een aantal eisen. Informeer hierover bij ECL.
  • Gaat u een eigen terras of tappunt inrichten dat niet hoort bij een horecabedrijf? Dan hebt u hiervoor een ontheffing voor het schenken van alcohol nodig, deze ontheffing wordt door de gemeente afgegeven.
  • Gebruikt u tenten groter dan 25 m2, stuur een certificaat van goedkeuring in.
  • Gebruikt u tenten waar meer dan 50 personen in kunnen? Stuur een tekening van de indeling van deze tent mee. Waar komt wat te staan, podium, publiek? Waar zijn de nooduitgangen gesitueerd. Stuur een officieel certificaat van goedkeuring van de tent en het bouwboek van de betreffende tent mee.
  • Hebt u onder het kopje 'bouwwerken' aangegeven een bouwwerk te gebruiken? Hier vallen onder podia, tribunes en start- finish bogen onder. Stuur de technische specificaties van deze bouwwerken mee.
  • Bij een vergunningaanvraag dient u te allen tijde een draaiboek in te zenden. Dit draaiboek moet aangeleverd worden volgens een vast format, dit format kunt u verkrijgen bij ECL.

Wilt u het evenement via reclame langs de weg aankondigen ?

(voor reclameborden dient u contact op te nemen met Hoffman Outdoor Media BV (tel: 050-5250525)
De gemeente heeft met hen afspraken gemaakt over de displays aan lantaarnpalen langs de diverse dreven in de stad.

N.B. U mag zelf onder geen enkele voorwaarde reclameborden aanbrengen.